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テキストコミュニケーションで心がけていること

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最近はリモートでのコミュニケーションが当たり前になってきていますよね。ZoomやGoole Meetsなどを繋いでビデオ通話をする機会も多いとは思いますが、テキストでのコミュニケーションをとることが多いと思います。

特に仕事や団体活動をリモートで行う際のコミュニケーションで僕が心がけていることを書きたいと思います。(マサカリは歓迎だけど優しくしてね)

情報は可能な限り提示する

自分がその時点で持っている情報・考えていること・理由など伝えられる部分はなるべく最初に伝えます。

特に意識して伝えていること

  • 理由
  • 締め切り
  • 相手にしてほしいこと

悪い例

最初に伝えた情報が不足しているため何度も確認する手間が増えていますね。対面であればすぐに終わる話でもリモートではお互いが手の空いた時に返信するので非常に時間がかかっています。

良い例

最初に必要な情報を全て伝え、急いでいることも伝えているので無駄なコミュニケーションが発生していないですね。

次のアクションを提示する

誰がやるのか、いつやるのかなど「次どうするのか」を伝えないと会話履歴の彼方に吸い込まれてしまいます。

悪い例

次のアクションを提示していないので結局どうするのか、いつ決めるのかが伝わっていません。上司が再度確認する必要が生じています。

良い例

その場で結論を出さなくても、いつ回答するのかが伝えられているので上司は安心して返事を待つことができますね

積極的に反応をする

グループでの会話は何か話している最中だと別の話題に移ることが難しいです。なので1つの会話を素早く終わらせることが大事になってきます。特に各々が自分の仕事じゃないと思っていた場合は誰も返事をしないことがよくあります。

悪い例

既読がついているのに誰も反応せず、次の話題に移ることもできません。

良い例

自分が答えられないものでもわかるであろう人へ橋渡しをしているのでスムーズに会話が進んでいます。

グループで会話をする

上記で「グループでは複数の会話をすることが難しい」と述べましたが、その解決策として個人チャットを利用することはおすすめできません。なぜなら会話が複数行えること以上に情報共有が難しくなるデメリットが大きいと思われるからです。

悪い例

個人チャットで話を進めてしまったので情報共有をすべき人に情報が伝わっていませんでした。仮にきちんと決定事項を伝えていたとしても部下3が意見を伝える機会はなく、疎外感を与えてしまうかもしれません。

良い例

その情報が必要な人にも忘れることなく共有できていますし、上司からのOKも出ています。部下の立場としては安心して取り組めますし、上司は部下がどう進めているか把握できて安心です。

おわりに

僕がテキストのコミュニケーションで心がけていることをいくつかお伝えしました。他にもこんなことを気をつけてます!などあったら是非教えてください!